Kế toán viên lập hồ sơ giao dịch

Anh/chị có thể lập hồ sơ giao dịch KBNN tại phân hệ Kho bạc điện tử hoặc lập trực tiếp tại màn hình lập chứng từ.

Cách 1: Lập hồ sơ tại phân hệ Kho bạc điện tử

1. Chọn phân hệ Kho bạc điện tử. Nhấn Kế toán viên lập hồ sơ giao dịch.

2. Tại tab Quản lý hồ sơ thanh toán – chứng từ, nhấn Thêm.

3. Khai báo thông tin trên giao diên Thêm mới hồ sơ:

– Mã hồ sơ: mã chương trình mặc định. Trong đó:

• M: Mã KBNN quy định cho MISA
• 21: năm hạch toán
• ZZZZZZ0: mã QHNS của đơn vị
• 8888: mã giao dịch tại KBNN
• 00056: số thứ tự hồ sơ
• Trường hợp trùng mã hồ sơ thì chỉ được sửa số thứ tự hồ sơ hoặc nhấn Nạp để nạp lại dữ liệu.

– Nhấn vào biểu tượng hình cây bút để thiết lập lại mã hồ sơ giao dịch và số chứng từ kho bạc trong 2 trường hợp Đơn vị có nhiều dữ liệu kế toán chung 1 mã QHNS thì mã hồ sơ hay số chứng từ kho bạc giữa các dữ liệu kế toán sẽ bị trùng nhau. 

=> Cho nên sẽ không gửi được hồ sơ giao dịch vào hệ thống DVC KBNN.

Cách thiết lập như sau:

• Tích chọn Áp dụng thiết lập cho chương trình.
• Nhập Hậu tố cho Mã hồ sơ giao dịch và Số chứng từ kho bạc

=> Mã số sơ giao dịch và Số chứng từ kho bạc sẽ lấy theo cách thiết lập này, nên sẽ không bị trùng nhau nếu đơn vị có nhiều dữ liệu kế toán.

– Nhập Ngày tạo. Lưu ý thông tin này sẽ là căn cứ để phần mềm lấy lên các chứng từ kho bạc tương ứng.

– Nhập Tiêu đề hồ sơ. Lưu ý về điều kiện phê duyệt chứng từ của KBNN ở phần 1.

4. Nếu tích chọn Có chứng từ thanh toán thì:

• Nhấn Thêm mẫu chứng từ.

• Chọn Nghiệp vụ, ví dụ Rút dự toán chuyển khoản.
• Chọn Số tài khoản giao dịch với KBNN
• Chọn Số chứng từ kế toán.
• Nếu muốn lấy các chứng từ rút dự toán thì tích chọn vào ô Lấy chứng từ Rút dự toán rồi chọn Số chứng từ.

• Tích chọn các mẫu chứng từ cần nộp.
• Nhấn biểu tượng kính lúp để xem trước các mẫu chứng từ.
• Nhấn Thêm.
• Nhấn Tải lên file đính kèm để đính kèm file (nếu có). Nhập thêm Thông tin tài liệu.
• Nhấn Thêm mẫu chứng từ để thêm các chứng từ giao dịch khác.

5. Nếu tích chọn Không có Chứng từ chuyển khoản thì chỉ cần Tải lên các file đính kèm. Nhập Thông tin tài liệu và nhấn Cất.

6. Sau khi đã hoàn tất, nhấn Cất.

7. Sau khi Cất hồ sơ thành công, chương trình tự động sinh thêm cột Số CT điện tử để KBNN kiểm soát chứng từ và phê duyệt hồ sơ cho đơn vị

Lưu ý: Khi Tiêu đề hồ sơ vượt quá giới hạn cho phép thì khi nhấn Cất, phần mềm sẽ có cảnh báo để anh/chị kiểm tra lại.

8. Nhấn Gửi phê duyệt để gửi hồ sơ cho Kế toán trưởng phê duyệt. 

9. Hồ sơ sau khi gửi phê duyêt sẽ là Chờ kế toán trưởng phê duyệt.

10. Đối với hồ sơ chưa được kế toán trưởng phê duyệt, anh/chị có thể chỉnh sửa thông tin hồ sơ và nội dung chi tiết chứng từ thanh toán.

• Chỉnh sửa thông tin hồ sơ

Nhấn đúp chuột tại hồ sơ cần sửa.

Nhấn Sửa, sau đó chỉnh sửa/bổ sung các thông tin hồ sơ.

Ví dụ: Sửa tiêu đề hồ sơ thành Hồ sơ KBĐT.

Nhấn Cất. 

Thông tin hồ sơ thay đổi theo nội dung đã chỉnh sửa.

• Chỉnh sửa nội dung chi tiết chứng từ

Nhấn đúp chuột tại hồ sơ. Nhấn chuột phải tại chứng từ cần sửa nội dung, chọn Sửa nội dung chứng từ.

Nhấn Sửa, sau đó anh/chị có thể chỉnh sửa nội dung chứng từ bao gồm: Hóa đơn, Chứng từ, Mã NDKT, Nội dung diễn giải, Số tiền.

Ví dụ: Sửa nội dung diễn giải.

Nhấn Cất. 

Cách 2: Lập hồ sơ trực tiếp tại màn hình lập chứng từ

Ví dụ: Lập chứng từ rút dự toán chuyển khoản 

1. Chọn phân hệ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán chuyển khoản.

2. Khai báo thông tin chứng từ. Nhấn Cất. 

Nhấn In. Chọn mẫu báo cáo cần in. 

Khai báo tham số báo cáo. Nhấn Đồng ý.

3. Tại màn hình in báo cáo, chọn Lập hồ sơ KBĐT. 

Phần mềm hiển thị thông báo, nhấn Có.

Nhập tên đăng nhập, mật khẩu, nhấn Kết nối. 

Nhập thông tin tạo hồ sơ giao dịch. Nhấn Đồng ý -> Phần mềm hiển thị màn hình Thêm mới hồ sơ thanh toán, anh/chị chuyển sang Bước 2: Lập hồ sơ giao dịch.