Quy trình rút dự toán thực chi bằng tiền mặt/tiền gửi

Mục lục

Xem phim hướng dẫn:

Tải phim hướng dẫn tại đây (Xem hướng dẫn tải phim)

Nhấn chuột trái vào dấu + để xem chi tiết

1. Ðịnh khoản

a. Rút dự toán thực chi về quỹ tiền mặt/tiền gửi

Nợ TK 111, 112

Có TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp

Đồng thời ghi nhận TK Có 008 (008212, 008222) – Dự toán thực chi

b. Chi thanh toán các hoạt động bằng tiền mặt/tiền gửi

Nợ TK 611, 241

Có TK 111, 112

c. Xuất quỹ tạm ứng cho người lao động trong đơn vị

Nợ TK 141: Tạm ứng

Có TK 111, 112

d. Khi thanh toán các khoản tạm ứng

Nợ TK 611, 241

Có TK 141: Tạm ứng

e. Chi thanh toán các khoản phải trả nhà cung cấp

Nợ TK 331: Phải trả người bán

Có TK 111, 112

f. Hạch toán các khoản phải trả NLĐ và các khoản trích theo lương

Nợ TK 611, 241

Có TK 334, 332

g. Chi lương và các khoản phải trả NLĐ bằng tiền mặt

Nợ TK 334, 332

Có TK 111, 112

k. Nộp khôi phục, nộp trả lại số kinh phí đã rút

Nợ TK 511: Thu hoạt động do NSNN cấp

Có TK 111, 112: Số kinh phí nộp khôi phục, nộp trả

Đồng thời ghi Có TK 008212, 008222: Ghi âm

2. Mô tả nghiệp vụ

Khi có nhu cầu thanh toán trực tiếp từ kinh phí ngân sách, đơn vị thường thực hiện các hoạt động:

Kế toán chuẩn bị hồ sơ đề nghị kho bạc thanh toán kinh phí cho đơn vị, bao gồm: Giấy rút dự toán (thanh toán), Các chứng từ gốc khác: hợp đồng, hóa đơn, danh sách nhận tiền,… Đối với các khoản chi không có hợp đồng, không có danh sách kèm theo: thì phải liệt kê các khoản đã thực chi theo mẫu Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng để kho bạc có căn cứ duyệt chi từng khoản.
Kế toán chuyển hồ sơ cho kho bạc kiểm soát chi và duyệt chi.
Kho bạc kiểm soát và duyệt chi cho đơn vị, và chi tiền cho đơn vị.
Căn cứ vào hình thức nhận (tiền mặt, tiền gửi, chuyển khoản kho bạc) kế toán hạch toán vào sổ sách.

Ví dụ:

Ngày 24/04/2022, sau khi tập hợp đầy đủ chứng từ gốc: hoá đơn, hợp đồng, bảng kê, bảng lương… đơn vị rút dự toán thực chi bằng tiền gửi, số tiền: 237.000.000 đồng.
Ngày 28/04/2022, đơn vị chuyển khoản thanh toán tiền điện, số tiền: 1.000.000 đồng và tiền nước 1.000.000 đồng.
Ngày 28/04/2022, đơn vị chuyển khoản thanh toán mua văn phòng phẩm, số tiền: 10.000.000 đồng.
Ngày 28/04/2022, đơn vị chi lương, số tiền: 225.000.000 đồng.

3. Hướng dẫn trên phần mềm

A. Lập chứng từ dự toán

Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ gốc: hợp đồng, hoá đơn, bảng kê, danh sách nhận tiền,… đơn vị rút dự toán thực chi để in bảng kê kèm giấy rút mang ra Kho bạc duyệt chi từng khoản.

Các thao tác thực hiện như sau:

1. Vào nghiệp vụ Kho bạc, chọn Rút dự toán\Rút dự toán tiền gửi hoặc Rút dự toán tiền mặt (nếu đơn vị rút dự toán về nhập quỹ tiền mặt).

2. Tích chọn Thực chi.

3. Khai báo thông tin về chứng từ Rút dự toán tiền gửi.

Nhập thông tin Đơn vị trả tiền: CTMT (nếu có), Tài khoản số.
Nhập thông tin Đơn vị nhận tiền: Đơn vị nhận, Địa chỉ, Nộp vào TK, Diễn giải.
Nhập thông tin chứng từ: Ngày chứng từ, Ngày hạch toán, Số chứng từ.
Nhập chi tiết chứng từ: Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, Số tiền.

4. Nhấn Cất. Hệ thống hiển thị màn hình thông báo. Nhấn Đồng ý.

5. Anh/chị kiểm tra các thông tin trên chứng từ Chuyển khoản kho bạc vào TK tiền gửi, phần mềm mặc định sinh TK Nợ 1121, TK Có 5111, nghiệp vụ Thực chi đồng thời sinh bút toán hạch toán đồng thời ghi Có TK 008212.

Tuỳ vào nghiệp vụ thực tế tại đơn vị để chỉnh sửa bút toán hạch toán cho phù hợp.

– In Bảng kê chứng từ thanh toán/tạm ứng (Nghị định 11/2020/NĐ-CP)

Khai báo tham số báo cáo.

Nhấn Đồng ý.

– In mẫu C2-02a: Giấy rút dự toán ngân sách nhà nước (Nghị định/2020/NĐ-CP).

Khai báo tham số báo cáo:

Nhấn Đồng ý.

B. Lập bút toán chi

1. Vào nghiệp vụ Tiền gửi, chọn Chi tiền\Chi tiền gửi.

2. Khai báo thông tin trên phiếu chi tiền gửi.

Nhập thông tin Đơn vị trả tiền: Tài khoản, Nội dung thanh toán.
Nhập thông tin Đơn vị nhận tiền: Người nhận, Địa chỉ, Tài khoản.
Nhập thông tin Chứng từ: Ngày CT, Ngày HT, Số CT.
Tại tab Hạch toán:

- Nhập chi tiết chứng từ: Số chứng từ gốc, Ngày chứng từ gốc (nếu có), Diễn giải, TK Nợ, Số tiền, Nguồn, Chương, Khoản, Tiểu mục, nghiệp vụ chọn Thực chi.
- Nhấn Cất.