1. Mục đích
Trên Bảng cân đối số phát sinh với kỳ lập khác năm, khi truy vấn về sổ cái tài khoản, kế toán có thể nhanh chóng tra cứu và đối chiếu được số dư của các tài khoản theo từng tháng để giảm thời gian rà soát số liệu trước khi lập báo cáo.
2. Chi tiết thay đổi
Kế toán có nhu cầu kiểm tra, rà soát số dư của các tài khoản trước khi lập báo cáo. Cụ thể trong năm, đơn vị thường phải lập báo cáo định kỳ (báo cáo quý, 6 tháng, 9 tháng hoặc 11 tháng) theo yêu cầu của đơn vị cấp trên. Khi đó, kế toán sẽ in Bảng cân đối số phát sinh của kỳ tương ứng (kỳ quý, 6 tháng, 9 tháng, 11 tháng…) để kiểm tra và đối chiếu số dư của tất cả các tài khoản. Nếu thấy số dư của tài khoản nào chưa đúng hoặc chưa phù hợp với tài liệu đối chiếu thì kế toán sẽ xem số liệu sổ cái của tài khoản đó và rà lại số dư của từng tháng để khoanh vùng khoảng thời gian bị sai số liệu, tìm nguyên nhân và điều chỉnh.
– Trước phiên bản R12, khi in các sổ chi tiết trên phần mềm, nếu chọn in kỳ năm thì sẽ có dòng tổng cộng số phát sinh và số dư theo từng tháng. Còn nếu in kỳ khác năm (quý, 6 tháng, 9 tháng, 11 tháng…) thì chỉ hiển thị dòng số dư cuối kỳ, không hiển thị các dòng số dư cuối mỗi tháng nên kế toán không đối chiếu được số dư hàng tháng.
– Kể từ phiên bản R12, trên Bảng cân đối số phát sinh, bổ sung tham số Xem sổ cái tài khoản theo từng tháng.
Khi tích chọn thì khi truy vấn về sổ cái khoản, cho phép hiển thị số dư các tài khoản theo từng tháng.
